月曜日は楽しい楽しいガジェットの紹介。今日はタスク管理ツールについてです。
タスク管理は作業忘れ防止や、日々の仕事量のコントロール、あと効率化などに必要なツールです。しかし「いまいち使ってる意味ないなぁ…」と感じるケースがあると思います。それは仕事のタイプによってツールの相性があり、使い分けをする必要があるためです。
私がこれまで転職やロールチェンジに応じてどのようにタスク管理を変化させていったか、触れながら紹介したいと思います。
ほぼ日手帳
糸井重里さんの手帳として今も多くのユーザが使っていると思いますが、私も一時期使ってた時期があります。1日1ページずつ用意された方眼用紙とスケジュール表に、予定されてるスケジュールやメモを書いていきます。当時は消せるボールペンなんて流通していなかったので、頻繁に入れ替わるスケジュールを追いかけてるとぐちゃぐちゃになってしまい、また書いたメモを読み返すこともなかったので、次第に鬱陶しくなり2年ほどで手帳を使うのをやめてしまいました。やっぱりダイアリーであって手帳ではない気がします。
毎日の行動をもう少し体系だって整理する必要があるのならいいツールなのかもしれません。
TaskChute(Excel)
サポートのリーダーをやっていた時、日々積み上がっていく問い合わせにうんざりしていました。その頃は受け付けた順から問い合わせをさばいていたのですが、優先順位の設定もなく、また見落としや対応忘れなどもありました。
米国の取引先に招かれてサポートチームの仕事の様を見せてもらった時、あるサポートエンジニアは担当する問い合わせ(Case)を秒単位で管理するガジェットを使っていました。ひとつひとつの仕事に上限を区切ることで、無駄な品質をカットしてすべてのお客様に一定の品質と速度を持った対応を行うことができるようになります。
そういったひとつひとつをスピーディに捌いて次の仕事に取り掛かる場合のタスク管理としてTaskChuteはとても優秀です。マクロにより自動的な並び替えやタスクにかける時間の設定を集計し今日の仕事量として確認できるようになります。リピートタスクも簡単に作れるので、日々のルーティンタスクに設定しておけばタスク登録の手間を省くこともできます。
しかしタスクの進捗を設定できないので、ひとつのタスクが長期間かけて行うような仕事の管理には、このTaskChuteは不向きです。私の場合コンサルティング会社に転職した後、TaskChuteでのタスク管理をやめました。コンサルティングは終わりのない仕事です。ろくろを回しては潰してまたイチから作り直す…そんな作業の繰り返しです。TaskChuteは仕事を区切ることを明示する管理ツールなので、やり直しが発生するような仕事にも向かないと言えます。
MindMeister
今のタスク管理として使っているのがマインドマップの代表格であるMindMeister…もはや今の仕事はひとつひとつのタスクを管理していくことが難しいくらいをこなして逼迫していて、タスクを管理することには重点を置かず、ただやり残した仕事がないようにリマインドをどのようにかけていくかだけを考えて選んだのがMindMeister…もはやタスク管理と呼んで良いのかわかりません。
リマインドするツールはたくさんあると思いますが、いいのが見つからずにまずは使い始めたところです。
しめきりの設定をすることで日付がハイライトされたり、Google アカウントと連携することでタスクの担当者を割り当て(有料オプション？)たり、進捗の登録も行うことができます。ただ普段のタスク管理としては不十分に思うこともしばしばあります。あくまで一時的なものです。